Als Front Office Manager (gn) sind Sie die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen organisatorischen Ablauf am Standort Saarland bei. Sie übernehmen sowohl klassische Front-Office-Aufgaben wie Empfang, Besucherbetreuung und Telefonmanagement als auch administrative Back-Office-Tätigkeiten zur Unterstützung verschiedener Fachabteilungen. Mit Ihrer strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise sorgen Sie für Professionalität, Transparenz und Effizienz im Tagesgeschäft.
- Empfang, Betreuung und Bewirtung von Besuchern, Lieferanten und Geschäftspartnern.
- Annahme, Weiterleitung und Dokumentation von Telefonaten, E-Mails und Anfragen.
- Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und internen Veranstaltungen.
- Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie Dokumentenmanagement.
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben in Einkauf, HR, Finance oder Service (z. B. Ablage, Datenerfassung, Dokumentenpflege).
- Verwaltung von Posteingang/-ausgang, Kurieren und internen Versandwegen.
- Unterstützung bei Reisebuchungen, Besucherregistrierung und Zutrittsorganisation.
- Abwicklung und Prüfung der Reisekosten.
- Sicherstellung eines professionellen und gut organisierten Büroablaufs (z. B. Materialbestellungen, Raumorganisation).